Nắm được khái niệm Lean là gì sẽ giúp nhà quản trị tìm ra phương pháp để giảm lãng phí trong sản xuất nhằm tối ưu lợi nhuận hiệu quả. Chi tiết về khái niệm Lean cũng như những cách ứng dụng mô hình này cho tổ chức, chúng tôi sẽ giúp bạn khai thác sâu trong bài viết thuộc chuyên mục tin tức dưới đây!
LEAN VIẾT TẮT CỦA TỪ GÌ?
“Lean” là viết tắt của “Lean Manufacturing” hoặc “Lean Production”, dịch sang tiếng Việt là “Sản xuất tinh gọn” hoặc “Quản lý tinh gọn”. Sản xuất tinh gọn là một hệ thống sản xuất tập trung vào việc giảm thiểu chất thải, tạo ra giá trị cho khách hàng và tìm cách cải tiến quy trình liên tục. Điều này đạt được bằng cách áp dụng các nguyên tắc, kỹ thuật và công cụ quản lý dự án tinh gọn.
SỰ RA ĐỜI CỦA LEAN – QUẢN LÝ TINH GỌN LÀ GÌ?
Vào cuối những năm 1940, với mục đích giảm bớt các quy trình không mang lại giá trị cho sản phẩm cuối cùng, Toyota đã đặt nền móng cho sản xuất tinh gọn. Bằng cách đó, họ đã thành công trong việc đạt được những cải tiến đáng kể về năng suất, hiệu quả, thời gian chu kỳ và tiết kiệm chi phí.
Nhờ tác động đáng chú ý này, tư duy Lean đã lan rộng ra nhiều ngành công nghiệp và phát triển thành Mô hình Lean Manufacturing về Quản lý tinh gọn. Thuật ngữ Lean được tạo ra bởi John Krafcik (hiện là Giám đốc điều hành dự án xe tự lái Waymo của Google) trong bài báo năm 1988 của ông “Triumph of the Lean Production System”.
ƯU ĐIỂM SẢN XUẤT TINH GỌN KHI XÂY DỰNG MÔ HÌNH LEAN MANUFACTURING
• Nâng cao chất lượng: Để duy trì tính cạnh tranh, các công ty không thể tự mãn mà phải đáp ứng mong muốn và nhu cầu thay đổi của khách hàng. Do đó, các quy trình phải được thiết kế để đáp ứng các mong đợi và yêu cầu của họ. Việc áp dụng Mô hình Lean Manufacturing toàn diện có thể làm cho việc cải tiến chất lượng trở thành một ưu tiên.
• Quản lý hàng tồn kho: Nhờ phương pháp sản xuất vừa kịp thời, quản lý tinh gọn làm giảm lượng hàng tồn kho dư thừa, giúp giảm chi phí và ngăn ngừa các vấn đề sản xuất.
• Cải tiến quy trình: Mô hình Lean Manufacturing luôn được cải tiến nhờ vào nguyên tắc tinh gọn “cải tiến liên tục”. Lập bản đồ dòng giá trị rất cần thiết cho việc này.
• Loại bỏ lãng phí: Lãng phí có hại cho chi phí, thời gian và nguồn lực. Bằng cách loại bỏ lãng phí, hệ thống quản lý tinh gọn có thể tạo ra sản phẩm tốt hơn, với chi phí thấp hơn.
• Giảm thời gian: Thời gian là tiền bạc và lãng phí thời gian là lãng phí tiền bạc. Điều này đặc biệt đúng đối với ngành sản xuất. Giảm thời gian bắt đầu và kết thúc một dự án sẽ tạo ra giá trị bằng cách tăng thêm hiệu quả.
• Giảm tổng chi phí: Xây dựng Mô hình Lean Manufacturing giúp tiết kiệm tiền khi công ty không lãng phí thời gian, nguyên vật liệu và nhân sự vào các hoạt động không cần thiết. Sản xuất thừa cũng làm tăng thêm chi phí lưu kho và lưu kho.
SỰ KHÁC BIỆT GIỮA MÔ HÌNH SẢN XUẤT TRUYỀN THỐNG VỚI MÔ HÌNH LEAN LÀ GÌ?
So với mô hình sản xuất truyền thống, Lean sở hữu những điểm khác biệt rõ ràng như sau:
| Tiêu chí | Sản xuất truyền thống | Sản xuất tinh gọn |
| Triết lý | Tập trung vào sản xuất hàng loạt và tối đa hóa tài nguyên có sẵn | Tập trung vào tạo giá trị cho khách hàng, loại bỏ yếu tố lãng phí và tối ưu quy trình sản xuất |
| Chiến lược | Sản xuất được thúc đẩy nhờ dự báo doanh số | Sản xuất được thúc đẩy nhờ nhu cầu của khách hàng |
| Tầm nhìn và mục tiêu | Tập trung vào lợi nhuận ngắn hạn và tăng năng suất | Tập trung vào lợi nhuận dài hạn, tạo giá trị cho khách hàng, tăng chất lượng, giảm lãng phí và xây dựng môi trường làm việc tốt |
| Quy trình sản xuất | Quy trình sản xuất không linh hoạt, các công đoạn bị tách rời | Quy trình sản xuất linh hoạt, các công đoạn liền mạch |
| Đổi mới và cải tiến | Nếu quy trình sản xuất hiện tại ổn định, doanh nghiệp sẽ không thay đổi mà tập trung đào tạo nội bộ yếu tố con người để giảm thiểu lỗi sai | Doanh nghiệp không ngừng cải tiến quy trình sản xuất và con người |
NGUYÊN TẮC CỐT LÕI CỦA MÔ HÌNH LEAN LÀ GÌ?
Mô hình Lean hoạt động dựa trên 05 nguyên tắc cốt lõi, bao gồm:
- Nguyên tắc 01: Tập trung vào quy trình sản xuất.
- Nguyên tắc 02: Tối đa hóa giá trị và tối thiểu hóa lãng phí.
- Nguyên tắc 03: Tiêu chuẩn hóa mọi nhiệm vụ công việc.
- Nguyên tắc 04: Tạo dòng chảy sản xuất.
- Nguyên tắc 05: Nhanh chóng giải quyết vấn đề.
LỢI ÍCH MÀ MÔ HÌNH LEAN MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP
Khi ứng dụng Lean, mô hình sản xuất tinh gọn này mang tới cho doanh nghiệp hàng loạt lợi ích như:
- Tối ưu hóa dòng chảy.
- Thúc đẩy cải tiến liên tục.
- Đưa ra quyền hạn và trách nhiệm với từng đội ngũ.
- Điều phối quy trình làm việc giữa các đội ngũ.
- Mở rộng quy mô đến danh mục đầu tư.
- Thúc đẩy sáng kiến chiến lược.
MÔ HÌNH LEAN MANUFACTURING ÁP DỤNG CHO ĐỐI TƯỢNG NÀO?
Vì bản chất của mô hình Lean Manufacturing là tập trung vào việc loại bỏ những lãng phí cùng với nỗ lực để tạo thêm trị giá cho khách hàng, nên phạm vi những đối tượng tổ chức có thể áp dụng LEAN đã vượt ra khỏi ranh giới các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống để mở rộng ra các lĩnh vực cung cấp dịch vụ, chẳng hạn chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, du lịch, ngân hàng, văn phòng, bệnh viện, cơ quan hành chính,…
MỘT SỐ CÔNG CỤ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG MÔ HÌNH LEAN MANUFACTURING – QUẢN LÝ TINH GỌN LÀ GÌ?
Có nhiều công cụ có thể được sử dụng để giúp triển khai hệ thống quản lý tinh gọn, bao gồm:
• Biểu đồ kiểm soát (Control Charts) – để kiểm tra quy trình công việc
• Bảng Kanban – để hình dung quy trình làm việc
• 5S – một phương pháp luận để tổ chức nơi làm việc
• Xử lý đa quy trình (Multi-Process Handling)
• Phòng chống sai lỗi (Poka-Yoke)
• Phân nhóm thứ tự xếp hạng – để phân tích luồng sản xuất)
• Lập lịch một điểm (Single-Point Scheduling)
• Chuyển đổi nhanh (SMED) – là một cách nhanh chóng để chuyển từ quy trình sản xuất này sang quy trình sản xuất khác
• Bảo trì toàn diện cho sản xuất (TPM) – để cải thiện tính toàn vẹn chất lượng sản xuất
• Lập bản đồ chuỗi giá trị – cho phép người quản lý hình dung từng bước của quy trình sản xuất để xác định các cơ hội cải tiến quy trình)
• Tái thiết kế công việc (Work Cell Redesign)
SỬ DỤNG MÔ HÌNH LEAN ĐỂ NHẬN DIỆN CÁC LOẠI LÃNG PHÍ TRONG SẢN XUẤT
Dựa trên sự phổ biến của các loại lãng phí, đồng sáng lập của Lean Enterprise Institute – Jean Cunningham – cùng các nhà nghiên cứu khác đã phát triển và trình bày mô hình tổng hợp D.O.W.N.T.I.M.E với nội dung như sau:
Lỗi sản phẩm (Defects)
Defects là những sản phẩm bị lỗi trong quá trình doanh nghiệp sản xuất. Đây được xem như yếu tố gây lãng phí hàng đầu bởi chúng không hề tạo ra bất cứ giá trị nào cho tổ chức.
Sản xuất dư thừa (Over Production)
Trong một số trường hợp, sản xuất dư thừa chính là nguồn lãng phí lớn nhất do hoạt động này gây nên tình trạng gia tăng tồn kho, lao động, nguyên liệu v.v.. Vấn đề này thường xảy ra với các doanh nghiệp có quy trình phân phối không cân đối hoặc sở hữu lô hàng lớn.
Thời gian chờ đợi (Waiting)
Waiting là khoảng thời gian mà nhân công phải chờ đợi để một sự kiện nào đó xảy ra. Lúc này, họ sẽ không thể tạo bất cứ giá trị hữu ích nào cho doanh nghiệp, khiến quỹ thời gian trôi qua lãng phí.
Không tận dụng tài năng (Non-utilized Talent)
Non-utilized Talent xảy ra khi doanh nghiệp không nhận thấy và không tận dụng một cách hiệu quả những kỹ năng và khả năng mà nhân viên có thể mang lại.
Vận chuyển (Transportation)
Transportation đề cập tới khoảng thời gian và công sức dùng cho việc di chuyển nguyên vật liệu hoặc hàng hóa trong nội bộ nhà máy hay giữa các địa điểm với nhau nhưng lại không tạo được giá trị gì. Vấn đề này sẽ biểu hiện rõ ràng hơn ở những doanh nghiệp quy mô lớn và hoạt động ở nhiều cơ sở.
Chuyển động (Motion)
Motion là việc nhân viên phải dành nhiều thời gian để di chuyển từ nơi này tới nơi khác. Tuy nhiên, trong quá trình đó, họ không tạo ra giá trị cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
Quy trình dư thừa (Extra Process)
Hiện nay, một số quy trình sản xuất có tồn tại các bước không đóng góp bất cứ giá trị nào cho tổ chức. Lúc này, doanh nghiệp cần tiến hành xem xét lại khâu vận hành này để xác định bước dư thừa và tiến tới loại bỏ nhằm tối ưu hiệu suất làm việc cho công ty.
Kho hàng (Inventory)
Mặc dù duy trì lượng hàng tồn kho nhất định là điều cần thiết trong một vài tình huống, giúp đảm bảo có thể cung ứng sản phẩm/dịch vụ đúng thời điểm cho khách hàng, vậy nhưng đây vẫn được xem như một loại lãng phí do làm tăng chi phí lưu trữ, quản lý của doanh nghiệp.
Phương pháp ứng dụng để phát huy tối đa hiệu quả của Lean trong doanh nghiệp
Tùy vào từng vấn đề muốn giải quyết mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn một hay nhiều phương pháp ứng dụng Lean dưới đây:
Thiết lập chiến lược mục tiêu rõ ràng
Để Lean phát huy tối đa hiệu quả, trước hết, doanh nghiệp cần có mục tiêu rõ ràng và truyền đạt cho nhân sự thấy tầm quan trọng của những yếu tố này. Từ đó, họ sẽ hiểu được vai trò của mô hình sản xuất tinh gọn trong việc giúp tổ chức hoàn thành kế hoạch và chủ động thực hiện.
Kiên định với mô hình Lean
Các nhà lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp cần thể hiện rõ sự kiên định với mô hình sản xuất tinh gọn qua một số hành vi như truyền đạt tầm nhìn rõ ràng về việc ứng dụng Lean, thường xuyên đến xưởng sản xuất, tự tìm hiểu nguyên nhân gây vấn đề trước khi khiển trách cấp dưới v.vv..
Vạch ra chuỗi giá trị từ đầu đến cuối
Với việc vạch ra chuỗi giá trị từ đầu đến cuối (nhập nguyên vật liệu thô → giao thành phẩm), nếu được sử dụng đúng cách, phương pháp này sẽ hướng doanh nghiệp tới một lộ trình cải tiến rõ ràng và đơn giản hơn, giúp hạn chế tối đa tình trạng bị xao nhãng hay “lạc đường” trong quy trình sản xuất.
Đặt tiêu chuẩn rõ ràng ngay từ đầu
Tiêu chuẩn hóa môi trường làm việc cũng như bản thân công việc được xem như nền tảng cốt lõi của mô hình Lean. Theo đó, nhà quản trị có thể lựa chọn quy tắc 5S làm điểm khởi đầu cho phương pháp này. Việc đặt ra những tiêu chuẩn rõ ràng ngay từ lúc này sẽ góp phần ổn định quy trình sản xuất và mang lại chất lượng sản phẩm/dịch vụ nhất quán hơn, từ đó cung cấp cơ sở để thực hiện nhiều cải tiến khác.
Tập trung vào nhóm lãnh đạo tuyến đầu
Lãnh đạo tuyến đầu là những người có ảnh hưởng lớn nhất về khía cạnh văn hóa trong các mô hình cải tiến như Lean. Không chỉ giữ vai trò giám sát, quản lý, dẫn đầu nhóm v.vv.., họ còn nhận được sự tin tưởng, tín nhiệm và tiếp nhận báo cáo công việc hằng ngày trực tiếp từ nhân viên.
Chính vì vậy, nhóm đối tượng này cần được cung cấp những công cụ quản lý, đào tạo kỹ năng lãnh đạo và kiến thức về cải tiến để giúp họ có thể tạo ra nhiều “lực đẩy cải tiến” hơn cho nội bộ doanh nghiệp.
Phân bổ hợp lý các nguồn lực
Một trong những lý do phổ biến khiến các doanh nghiệp ứng dụng không thành công mô hình sản xuất tinh gọn đến từ việc thiếu thốn nguồn lực. Do đó, mặc dù nhân sự tại mọi phòng ban của tổ chức đã phải đảm nhận hàng loạt nhiệm vụ riêng nhưng khi quyết định dùng Lean, nhà quản trị vẫn cần đảm bảo đầy đủ yếu tố này.
Một số cách thức phân bổ phổ biến thường được nhiều công ty áp dụng có thể kể đến như thuê ngoài đội ngũ chuyên gia, tư vấn, huấn luyện về Lean hay sử dụng công cụ phần mềm giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và chi phí.
Tổng kết
Như vậy, bài viết này chúng tôi đã giúp bạn trả lời câu hỏi “Lean là gì?” cùng những lợi ích mà mô hình này mang lại cho doanh nghiệp. Nhìn chung, việc ứng dụng hiệu quả Lean trong thực thế được đánh giá ở mức tương đối khó khăn.
Chính bởi vậy, nhà quản trị cần phải đưa ra những tiêu chí rõ ràng và hành động nhất quán với sự đoàn kết từ toàn thể nhân viên để giúp Lean phát huy hiệu quả một cách tối đa nhất!
Bạn đang mong muốn tìm hiểu thêm về LEAN hoặc muốn triển khai LEAN (sản xuât tinh gọn) vui lòng liên hệ với chuyên gia 0936111917
Tại đây chuyên gia cũng giúp các bạn thực hiện chuyển đổi số với phương pháp thực hành chuyển đổi số đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình chuyển đổi số trong tổ chức.
