KAIZEN có nghĩa là cải tiến liên tục và được công nhận trên toàn thế giới như một trụ cột quan trọng của LEAN và cũng đồng thời của chiến lược cạnh tranh trong các tổ chức. Thực hành này nhằm mục đích thu hút mọi người vào việc theo đuổi cải tiến mỗi ngày trong mọi lĩnh vực của tổ chức. Do đó, mục tiêu là thiết lập một Văn hóa Cải tiến Liên tục trong tổ chức bằng cách thay đổi hành vi và niềm tin của mọi người.
Để quá trình chuyển đổi này diễn ra, tất cả các nhóm, quy trình và chiến lược phải được cải thiện, nhưng để thực hiện những cải tiến này, trước tiên cần phải nắm vững nền tảng KAIZEN. Đây là một bộ Nguyên tắc LEAN (Tinh gọn) mà các tổ chức nên hiểu và tuân thủ chặt chẽ để bắt đầu thay đổi từ tư duy cố định sang tư duy phát triển đồng thời nâng cao nhận thức của họ về các mô hình mới.
Hiểu về 5 nguyên tắc tinh gọn KAIZEN
1. Tạo giá trị cho khách hàng
Nguyên tắc KAIZEN đầu tiên liên quan đến việc lấy khách hàng làm trung tâm và đóng vai trò quan trọng trong môi trường đầy thách thức ngày nay, nơi kỳ vọng của khách hàng liên tục thay đổi và các tổ chức phải thích ứng theo đó. Vì vậy, chiến lược của bất kỳ công ty nào cũng nên tập trung vào nguyên tắc này: liên tục cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách khám phá những gì khách hàng muốn, giá trị nào theo quan điểm của họ và cung cấp cho họ theo cách tốt nhất có thể.
Các tổ chức phải áp dụng chuỗi cung ứng theo nhu cầu thực tế của khách hàng để ứng phó với môi trường thay đổi.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải tuân theo phương pháp “thị trường & chất lượng là trên hết”, chỉ ra rằng việc cung cấp chất lượng và hiệu quả sản phẩm có giá trị hơn, ngay cả khi các đối thủ cạnh tranh mới tham gia thị trường làm ngược lại.
2. Tạo hiệu quả luồng
Nguyên tắc này đề cập đến tầm quan trọng của hiệu quả dòng chảy, cụ thể là sự di chuyển hợp lý của vật liệu và thông tin. Để đạt được dòng chảy hoàn hảo của các hoạt động, trước tiên cần phải loại bỏ Muda – tất cả các hoạt động không tạo ra giá trị cho quy trình – chẳng hạn như dừng lại, lãng phí và biến động. Sau đó, cần triển khai tự động hóa các tác vụ, nhưng điều cần thiết là phải làm rõ rằng tự động hóa không được gây hại cho dòng chảy mà phải tăng cường nó. Vì vậy, chỉ nên đưa vào sau khi loại bỏ lãng phí và tạo ra dòng chảy.
3. Hãy hướng đến Gemba (Hiện trường)
Sau khi tạo ra hiệu quả luồng, trọng tâm nên là hiệu quả tài nguyên trong Gemba. Gemba là hiện trường tại xưởng sản xuất, nơi tạo ra giá trị. Nguyên tắc tinh gọn này là về việc có tư duy đến xưởng sản xuất, xác định những gì có giá trị gia tăng (VA) và không có giá trị gia tăng (NVA), và loại bỏ mọi hoạt động không có giá trị gia tăng (NVA).
Hơn nữa, việc tạo ra hệ thống “Ổn định cơ bản 4M”[Tìm hiểu 4M là gì?] cũng là một phần của nguyên tắc này, củng cố các điều kiện tổ chức cơ bản. 4M đề cập đến:
- (MAN) Nhân lực: Thói quen làm việc tốt, kỹ năng cần thiết, đúng giờ, không vắng mặt.
- (MATERIAL) Vật liệu: Ít thiếu hụt hơn, dễ tiếp cận hơn tại điểm sử dụng (tính sẵn sàng của vật liệu).
- (MACHINE) Máy móc: Không có sự cố, lỗi hoặc dừng đột xuất.
- (METHOD) Phương pháp: Chuẩn hóa quy trình, bảo trì và quản lý.
Các công cụ ổn định được sử dụng trong 4M này để duy trì hoạt động diễn ra liên tục và trong tầm kiểm soát là:
- Xác định các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng (VA) và các hoạt động không gia tăng giá trị (NVA);
- Loại bỏ Muda (Lãng phí);
- Chuẩn hóa công việc;
- Áp dụng chu trình SDCA (Chuẩn hóa, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động) và PDCA (Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động);
- Cải thiện hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE);
- Áp dụng phương pháp thực hành 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Duy trì) vào tổ chức
- Áp dụng 3C (Quan tâm, Nguyên nhân và Biện pháp đối phó) để giải quyết vấn đề
- Sử dụng 7 biểu đồ công cụ QC: biểu đồ Pareto, biểu đồ nguyên nhân và kết quả, biểu đồ chạy, biểu đồ phân tán, biểu đồ luồng, biểu đồ kiểm soát
- Thực hiện kế hoạch bảo trì tự chủ
4. Trao quyền và thu hút mọi người
Mọi người trong tổ chức nên tham gia vào quá trình cải tiến liên tục và mục tiêu cá nhân và nhóm của họ nên phù hợp với chiến lược cải tiến. Để chuyển đổi tư duy của mọi người thành một trong những Nguyên tắc cơ bản về KAIZEN tinh gọn, điều quan trọng là phải thiết lập tư duy giải quyết vấn đề được chuẩn bị để xác định lãng phí, học hỏi và thực hiện cải tiến. Một tổ chức nên thúc đẩy một môi trường không phán xét và không đổ lỗi để mọi người cảm thấy gắn kết và tham gia vào hành trình cải tiến. Để củng cố nhu cầu tham gia này, mọi người nên tham gia vào các hội thảo KAIZEN do công ty tổ chức.
5. Tạo tiêu chuẩn trực quan
Nguyên tắc KAIZEN cuối cùng liên quan đến việc tạo ra các tiêu chuẩn trực quan. Điều cần thiết là tổ chức phải hiểu được tầm quan trọng của các tiêu chuẩn [1] vì đây là cách tốt nhất để thực hiện bất kỳ quy trình nào.
Doanh nghiệp cần phải phải khoa học và minh bạch khi giao tiếp với mọi người bằng cách sử dụng quản lý trực quan và dữ liệu để xác định các tiêu chuẩn. Tuy nhiên, SDCA và PDCA là những công cụ có giá trị nên được sử dụng theo chu kỳ để cải thiện tiêu chuẩn hóa.
[1] Tiêu chuẩn là chuẩn mực mà doanh nghiệp tự đặt ra, tiêu chuẩn cần đo lường được, đánh giá được, cần được lưu trữ dưới dạng văn bản.
Nâng cao tổ chức của bạn với Kaizen
Sự khác biệt giữa Hiệu suất dòng chảy và Hiệu suất tài nguyên là gì?
Sau khi nêu ra tất cả các nguyên tắc KAIZEN Lean, điều quan trọng là phải làm rõ sự khác biệt giữa luồng công việc và hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Giả sử một tổ chức thấy mình đang ở trong vùng đất hoang vu với hiệu quả dòng chảy và tài nguyên thấp. Trong trường hợp đó, trước tiên tổ chức phải áp dụng hiệu quả dòng chảy, sau đó mới tối ưu hóa hiệu quả tài nguyên để đạt đến giai đoạn hiệu quả hoàn hảo.
Vì vậy, ưu tiên hàng đầu là tạo hiệu quả dòng chảy bằng cách xem xét mốc thời gian từ đơn đặt hàng của khách hàng đến khi thu tiền mặt và giảm thời gian chờ bằng cách loại bỏ lãng phí không tạo ra giá trị gia tăng. Điều này dẫn đến trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể vì giá trị gia tăng tối đa là đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chỉ khi đó mới có thể đạt được kết quả tốt nhất có thể về QCD (chất lượng, chi phí và giao hàng) và tăng trưởng.
Hiệu quả lưu lượng so với hiệu quả tài nguyên: trường hợp của một công ty dịch vụ
Trường hợp thực tế của công ty này chứng minh sự khác biệt giữa hiệu quả dòng chảy và hiệu quả tài nguyên, nhấn mạnh nhu cầu ưu tiên hiệu quả dòng chảy.
Tình huống đầu tiên mô tả quá trình xảy ra với một người đàn ông bị đau ngực dữ dội. Anh ta thực hiện nhiều cuộc hẹn và kiểm tra khác nhau vào những thời điểm khác nhau và chỉ đến cuộc hẹn thứ ba, sau 30 ngày, mới có chẩn đoán cuối cùng.
Trong tình huống này, quy trình được thiết kế để hiệu quả về mặt nguồn lực, tức là bác sĩ hiệu quả ngay từ lần hẹn đầu tiên và khám 20/30 bệnh nhân mỗi ngày, và phòng khám có tỷ lệ lấp đầy rất cao. Tuy nhiên, phải mất nhiều thời gian chờ đợi để được chẩn đoán và vì người đàn ông là đơn vị dòng chảy, nên điều này cho thấy hiệu suất giảm trong quy trình.
Trong tình huống thứ hai, bệnh nhân này có thể được chẩn đoán hoàn chỉnh chỉ trong 4 giờ do hiệu quả dòng chảy, cải thiện đáng kể toàn bộ quá trình. Hiệu quả dòng chảy là một trải nghiệm tích hợp, giảm thời gian chờ và cải thiện quy trình.
Lợi ích của việc áp dụng văn hóa KAIZEN là gì?
Với tất cả những điều này trong tâm trí, rõ ràng là việc áp dụng các nguyên tắc KAIZEN tạo ra giá trị gia tăng dài hạn trong tổ chức bằng cách phát triển văn hóa cần thiết để tạo ra cải tiến liên tục hiệu quả. Văn hóa này nằm ở sự tham gia của tất cả nhân viên, trong việc thay đổi tư duy của họ và tích cực tham gia vào hành trình cải tiến của tổ chức. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc liên tục xác định lãng phí và loại bỏ và theo dõi các tiêu chuẩn quy trình.
Bạn vẫn còn thắc mắc về Nền tảng KAIZEN không?
Muda là gì?
Muda là một thuật ngữ thiết yếu của KAIZEN liên quan đến việc giảm thiểu lãng phí bằng cách loại bỏ sản xuất quá mức và giảm các hoạt động không cần thiết. Có bảy loại lãng phí:
– Sản xuất thừa (Over production),
– Tồn kho (Inventory),
– Thao tác (Motion),
– Chờ đợi, chờ đợi vật liệu (hoặc thông tin) (Waiting),
– Di chuyển của con người, vận chuyển vật liệu (Transportation),
– Xử lý thừa (Over processing),
– Lỗi và khuyết tật (Defect).
Tìm hiểu về cách nhận biết 7 loại lãng phí trong doanh nghiệp của bạn.
Gemba là gì?
Gemba là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “nơi thực tế (hiện trường)”, ám chỉ nơi giá trị được tạo ra, chẳng hạn như xưởng sản xuất. Thực hiện “Gemba Walks” có nghĩa là đến thăm xưởng sản xuất để quan sát quy trình thực tế, hiểu công việc, đặt câu hỏi và học hỏi từ những người thực hiện công việc.
Dòng chảy là gì?
Luồng là cách công việc tiến triển qua một hệ thống. Luồng tốt có nghĩa là hệ thống hoạt động ổn định và có thể dự đoán tốt. Mỗi khi có sự cố trong luồng, khả năng tích tụ chất thải sẽ tăng lên.
Ngoài ra, có bốn loại đơn vị luồng – sản phẩm, thông tin, vật liệu và dự án – và chúng có thể là đơn vị luồng chính hoặc phụ, tùy thuộc vào việc chúng chuyển giá trị để kích hoạt các tính năng, yêu cầu hoặc kết quả hay chuyển giá trị theo trải nghiệm cảm xúc.
